APOTEK UAS

PERAPOTEKAN

PENGADAAN DAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN
 Fungsi pengelolaan dan pengendalian persediaan di apotek
1. Memastikan pasien memperoleh obat yg dibutuhkan
2. Mencegah resiko barang yg dipesan kualitasnya tidak baik shg harus dikembalikan
3. Menyiapkan obat yg berhubungan dg penyakit musiman dan mewabah
4. Mendapatkan keuntungan dari pembelian dg memilih distributor yg member harga bersaing, pengiriman cepat dan kualitas obat yg baik

 Pengadaan perlu dikendalikan Agar senantiasa tersedia barang dalam jumlah yg cukup untuk dapat melayani setiap permintaan

 Persediaan pengaman (buffer stok) Merupakan persediaan yg dibangun untuk menghadapi keadaan yg tidak menentu yg dusebabkan oleh perubahan permintaan ataupun kemungkinan perubahan pd pengisian kembali

 Mengapa diperlukan persediaan pengaman (buffer stok)
Untuk menghadapi keadaan yg tidak menentu yg disebabkan oleh perubahan pd permintaan ataupun kemungkinan perubahan pd pengisian kembali atau
1. Untuk mengatasi jika terjadi keterlambatan pengiriman obat dr PBF
2. Untuk mengatasi jika ada permintaan mendadak dlm jumlah banyak

 Bagaimana cara menghitung persediaan pengaman
SS=LTxCa dimana : SS : safety stock
LT : lead tme
Ca : konsumsi rata2

 Faktor apa yg harus dipertimbangkan dalam menentukan persediaan pengaman
• Konsumsi rata2
Untuk pemakaian dlm satu periode pemesanan.
• Lead time
Waktu yg dibutuhkan antara saat memesan smpai saat barang dating.
• Frekuensi atau waktu pemesanan oleh apotek
Jika apotek melakukan pemesanan setiap minggu, berarti harus diperhatikan dalam jumlah persediaan pengaman memperhitungkan pemakaian 1 minggu
• Ketersediaan modal dan sarana
Pesanan mempertimbangkan ketersediaan modal, jika modalnya kuat tentunya dapat membuat persediaan modal
• Keterbatasan persediaan PBF
Jika persediaan di PBF sering kosong ada peluang untuk meningkatkan stok pengaman

 Apa yg dimaksud dg persediaan maksimum dan minimum
• Persediaan maksimum adalah persediaan yg tidak melebihi suatu batas tertentu agar tidak terlalu banyak persediaan yg tidak bergerak
Smax = Smin + (PPxCa)
• Persediaan minimum adalah persediaan yg ada selalu berada dalam kondisi minimum
Smin = (LTxCa) + SS

 Yg terjadi bila persediaan obat di apotek terlalu besar atau terlalu kecil
• Persediaan obat di apotek terlalu besar
 Biaya untuk pembelian obat meningkat
 Biaya penyimpanan obat meningkat
 Biaya pemeliharaan akibat kemungkinan barang rusak
 Obat yg disimpan terlalu lama sehingga mengalami kadaluarsa
• Persediaan obat di apotek terlalu kecil
 Tidak dapat bekerja optimal
 Kehilangan penjualan
 Kehilangan kepercayaan konsumen



 Titik pesan (Reorder point)
Merupakan titik dimana harus dlakukan pemesanan kembali shg penerimaan brg yg dipesan tepat waktunya, dg demikian waktu dtgnya barang yg telah dipesan tidak melewati buffer stock yg ditentukan

 Cara menetapkan titik pesan
Titik pesan ditetapkan berdasarkan penyimpanan rata2, pelayanan dan pengisian persediaan. Dihitung dg cara : titik pesan= persediaa pengaman + pemakaian selama waktu tenggang. (ROP=SS+LT)

 Faktor apa yg harus dipertimbangkan dalam menentukan titik pesan
• Konsumsi rata2
• Lead time

 Cara2 yg digunakan untuk menyusun prioritas pengadaan
1. Kategori VEN
Analisis VEN berdasarkan atas
a. Vital, berarti persediaan yg harus selalu tersedia untuk melayani permintaan guna pengobatan atau penyelamatan karena penyakit yg menyebabkan kematian
b. Esensial, adalah perbekalan yg banyak diminta untuk digunakan dalam tindakan atau pengobatan penyakit terbanyak yg ada di suatu daerah atau unit pelayanan kesehatan
c. Non esensial, adalah perbekalan pelengkap agar tindakan atau pengobatan menjadi lebih baik.
2. Analisis PARETO (ABC)
Disusun berdasarkan atas penggolongan persediaan yg mempunyai nilai atau harga yg paling banyak
Kelompok A : perbekalan yg menyita sampai 80% pengeluaran apotek dimana jumlah item yg dibeli hanya 20%
Kelompok B : menyita 15% pengeluaran apotek, dg item obat yg dibeli sekitar 30%
Kelompok C : menyita 5% pengeluaran apotek, dg item obat yg dibeli sekitar 50%
3. Analisis VEN ABC
Anaisis ini menggabungkan kedua kelompok diatas dalam suatu matriks sehingga analisis menjadi lebih tajam.

V E N
A VA EA NA
B VB EB NB
C VC EC NC
VA : vital dan mahal, bisa dibeli tp dilihat dl apakah obat tsb fast moving atau slow moving
VC : vital dan murah, harus dibeli
EA : essensial dan mahal, hrs dibeli k/ permintaan banyak
EC : essensial dan murah : harus dibeli, k/ permintaan banyak dan murah
NA : Non essensial dan mahal, jika tdk ada pelanggan tdk perlu dibeli

 Parameter2 yg digunakan dalam pengendalian persedian
1. Persediaan rata2
Dihitung dg menjumlahkan stok awal & stok akhir kemudian dibagi 2
2. Perputaran persediaan
Semakin cepat perputaran barang maka semakin baik, idealnya 12 kali setiap tahunnya, shg barang disimpan di apotek 30 hari
3. Persediaan pengaman
Merupakan persediaan yg dibangun untuk menghadapi keadaan yg tidak menentu yg dusebabkan oleh perubahan permintaan ataupun kemungkinan perubahan pd pengisian kembali
4. Jumlah pesanan
Menghitung banyak persediaan yg dipesan untuk menjawab berapa besar persediaan yg harus dibangun /menghitung banyaknya persediaan yg dipesa & banyaknya yg harus ada di apotek dalam jangka waktu tertentu
5. Penetapan titik pesan
Merupakan penambahan persediaan pengaman dg pemakaian selama waktu tenggang
6. Persediaan maksimum maupun minimum
 Persediaan maksimum adalah persediaan yg tidak melebihi suatu batas tertentu agar tidak terlalu banyak persediaan yg tidak bergerak
 Persediaan minimum adalah persediaan yg ada selalu berada dalam ondisi minimum

 Apa yg terjadi jika pengisian kembali terlambat
• Bekerja tidak maksimal
• Kehilangan penjualan
• Kehilangan kepercayaan pelanggan

 Jika selama tahun 2004 angka permintaan persediaan 15x, maksudnya barang tersebut termasuk fast moving dan apotek mengalami keuntungan

PELAYANAN KEFARMASIAN
 Pekerjaan kefarmasian yg harus dilakukan apoteker di apotek
• Pemberian pelayanan obat/sediaan farmasi kpd pasien/masyarakat
• Pengelolaan obat/sediaan farmasi di apotek
• Pelayanan informasi dengan edukasi
• Peningkatan kualitas (pengetahuan, keterampilan dan kemampuan)
• Monitoring lingkungan dalam pelayanan dan penyaluran obat

 Pekerjaan kefarmasian yg harus dilakukan apoteker di apotek
• Pengadaan barang
• Penyimpanan barang
• Penjualan dan pelayanan resep
• Pengelolaan obat narkotika dan psikotropika

 Untuk menunjang komunikasi apoteker dg pasien,apa yg harus dilakukan oleh apoteker, jelaskan
• Tunjukkan sikap empati kepada pasien
• Tunjukkan jika apoteker mengerti ttg obat (jangan ragu)
• Apoteker harus mampu menguasai segala macam pengetahuan ttg obat
• Memberikan informasi kepada pasien cara penggunaan obatnya
• Menyediakan pelayanan informasi obat di apotek

MANAGEMEN PELANGGAN
 Manajemen pelanggan adalah manajemen yang secara khusus membahas mengenai penanganan hubungan dengan pelanggan dengan tujuan untuk meningkatkan nilai perusahaan (apotek) di mata pelanggan

 Jenis2 pelanggan
• Pelanggan eksternal
1. Drop in customer
2. Domestic customer
3. Regular customer
4. Important customer
5. Very important customer
6. Sales
• Pelanggan internal

 Sebagai apotek yg professional, pelayanan yg bagaimana yg memperhatikan kepuasan pelanggan
1. Pelayanan disaat penjualan : pelayanan yang diberikan oleh apotek kepada konsumen pd saat konsumen sedang membeli obat di apotek
• Keramahan
Petugas apotek saat meyambut kedatangan konsumen
• Keamanan dan kenyamanan ruang tunggu
Selalu menjaga keamanan dan kenyamanan fasilitas konsumen yg berupa ruang tunggu, toilet, parkir yg aman dan nyaman
• Kelengkapan persediaan farmasi
Hrs selalu menjaga kelengkapan barang
• Kecepatan pelayanan
Cepat dalam melayani konsumen tetapi tidak mengabaikan ketelitian
• Harga yg sesuai dg kualitas barang & pelayanan
Petugas apotek hrs bs menjadi penasehat thdp setiapkonsumen yg dtg, agar konsumen memperoleh harga obat yg sesuai dg kemampuannya
• Kecekatan dan keterampilan
Petugas apotek hrs selalu siap membantu dan memberikan jalan keluar bila ada hambatan dg harga atau ketersediaan perbekalan farmasi yg dibuthkan konsumen
• Informasi
Petugas apotek baik diminta atau tdak harus selau proaktif memberikan inforasi ttg cara penggunaan obat, penyimpanan dan mengatasi efek samping obat yg mungkin terjadi, shg konsumen merasa aman dg obat yg dibeli.
• Bertanggung jawab
Petuas apotek selalu memberikan nomor telepon apotek yg dapat dihubungi konsumen bila terjadi sesuatu dg obat yg dibeli.
2. Pelayanan sesudah penjualan :pelayanan yg diberikan apotek setelah konsumen membeli dan menggunakan obat
• Penyediaan informasi data pengunaan obat konsumen
Petugas apotek memiliki data2 konsumen yg membeli obat
• Peduli terhadap penggunaan obat oeh konsumen
Petugas apotek menanyakan/memantau penggunaan obat yg dibelikonsumen
• Jaminan
Petugas apotek siap mengganti, menukar obat yg rusak, kurang atau tidak sesuai dg permintaan resepnya dan mengantarkan ke tempat konsumen tanpa ada biaya tambahan
• Dapat diandalkan
Petugas apotek dapat memberikan bantuan atau informasi terhadap keluhan mengenai obat yg digunakan.

Dimensi kualitas pelayanan :
1. Tangiables, yaitu penampilan fasilitas fisik, peralatan dan karyawan.
2. Keandalan, yaitu kemampuan memberikan pelayanan serta janji
3. Ketanggapan, yaitu kemampuan dan kecepatan membantu pelanggan
4. Kompetensi, yaitu keterampilan dan pengetahuan yang dimiliki
5. Keramahan, yaitu sopan santun dan sikap hormat dan bijaksana
6. Kredibilitas, yaitu tingkat kepercayaan dan kejujuran karyawan
7. Keamanan, yaitu bebas dari bahaya, resiko dan keraguan
8. Komunikasi, yaitu dengan memberi informasi yang jelas
9. Aksesbilitas, yaitu mudah dihubungi
10. Mengerti pelanggan dengan cara mengetahui kebutuhan pelanggan.
Selain kepuasan pelanggan yang dihasilkan dari respon pelayanan apotek, respon dapat berupa keluhan pelanggan, dan aptek harus mampu menanggapi keluhan ini dg cepat dan tepat

• Lokasi strategis (mudah dijangkau/ditemukan), ruang tunggu ditata rapi (tidak perlu mewah), cahaya terang, warna yg segar dg lemari yg tertata rapi, disesuaikan dg penduduk yg tinggal disekitar lokasi
• Tempat parkir yg memadai
• Staf yg sopan dan ramah
• Tanggung jawab dan kepatuhan untuk memelihara pelanggan
• Prosedur sederhana yg tidak berbelit-belit dan mudah diikuti
• Harga yg senilai dg pelayanan
• Pilihan produk yg lengkap dan selalu tersedia
• Waktu pelayanan yg cepat
• Bantuan informasi obat dan petunjuk yg memudahkan bagi pegawai
• Cepat tanggap terhadap kebutuhan pelanggan

EVALUASI PENGEMBANGAN APOTEK
 Tujuan pengembangan apotek
Untuk melihat perkembangan penting yg terjadi dan melihat peluang baru serta kemungkinan ancaman yg akan timbul akibat perkembangan yg terjadi

 Faktor2 yang mempengaruhi maju mundurnya apotek
• Konsep 4P
1. Product
Jk apotek memiliki persediaan obat yg tidak bemutu, obat fast moving yg kurang, menjual obat yg telah kadaluarsa dan persediaan yg kurang lengkap, dpt menyebabkan penurunan penjualan di apotek, demikian jg sebaliknya
2. Price
Merupakan jumlah uang yg hrs dibayar konsumen utk memperoleh produk.
Harga sangat mempengaruhi penjualan, apalagi bila asa apotek pesaing
3. Place
Gedung apotek dan lingkungan sekeliling, mempengaruhi penjualan apotek termasuk kenyamanan, t4 parkir yg aman, adanya dokter praktek.
4. Promotion
Aktivitas yg mengkomunikasikan keunggulan apotek.

• Konsep 7M
1. Money
Modal mempengaruhi dlm menentukan lokasi, pembelian obat, mendesain apotek, menambah sarana penunjang, mengembangkan usaha apotek
2. Man
Pelayanan dpt diberikan dg baik, jk tenaga pelaksana merupakan tenaga terlatih, diberi pengetahuan terasuk cara berkomunikasi dg pasien, memiliki sifat ramah, berani megabil keputusan yg tepat, jujur, bertaggung jawab
3. Machine
Bangunan apotek beserta alat perlengkapannya seperti; ac, kulkas, computer, dll
4. Material
Obat2an, alat tulis
5. Methode
Cara yg digunakan utk peningkatan pelayanan di apotek
6. Market
Behubungan dg lokasi
7. Management
Mengelola fungsi2 manajemen dlm pelaksanaan kegiatan di apotek

 Tujuan pencatatan data
• Data identitas pasien dan keluarga merupakan sumber informasi sbg bahan pertimbangan dlm menunjang komunikasi yg efektif
• Data pemakaian obat sebelumnya dan pola penyakit pasien membantu mengetahui bagaimana pemakaian sebelumnya, sampai dimana kemajuan penyembuha dan pemeliharaan ksehatan yg ada
• Perlu perhatian khusus terhadap pelanggan khusus baik dariaspek besarnya biaya obat, jenis dan tingkat keparahan penyakit

 Strategi pengembangan apotek
1. Strategi penetrasi pasar
2. Strategi pengembangan pasar
3. Strategi pengembangan produk
4. Deversifikasi

 Analisis SWOT
Merupakan evauasi menyeluruh terhadap strategi (kekuatan), wekness (kelemahan), opportunisties (kesempatan), threats (ancaman)
Langkah2 swot
a. Mengidentifikasihal2 yg berkaitan dg swot
b. Menentukan faktor penghambat dan pendukung
c. Menentukan alternatif2 kegiatan
d. Merumuskan tujuan kegiatan
e. Mengambil keputusanS
Analisis swot terbagi 2 : internal dan eksternal

PEMASARAN APOTEK
 Faktor yang mempengaruhi pemasaran
• Promosi penjualan :Aktivitas yg bertujuan membuat advertensi massa dan penjualan
• Konsumen : pelanggan yg membuat keputusan utk membeli
• Motivasi konsumen : pengaruh/pertimbangan yg mendorong orang utk membeli
• Kebiasaan2 membeli : merupakan jawaban atas pertanyaan bgmn, kapan dan dimana orang harus melakukan pembelian.
Strategi pemasaran bertujuan untuk mempertahankan/meningkatkan penjualan

 Cara mempertahankankan pemasaran dlm jangka panjang
• Apoteker hrs dekat dg konsumen
• Apoteker hrs menunjukkan bahwa dia paling berwenang dan kompeten dalam halo bat
• Apoteker menunjukkan jiwa kewirausahaan
• Apoteker menunjukkan bahwa apotek yg dikelolanya memberikan pelayanan yg sungguh2
• Menggunakan karyawan yg baik dan jujur

 Analisis AIDA
• Attraction attention : menarikperhatian agar pelanggan dating ke apotek
• Interest : keinginan pasien utk masuk ke apotek (ketertarkan)
• Development desire : ketertarikan berdasarkan pelayanan yg diberikan
• Action : dg terpenuhinya ke 3 unsur diatas, maka calon pembeli akan memutuskan utk melakukan pembelian.

MANAGEMEN KEUANGAN
 Informasi yg diperoleh dari laporan keuangan
• Keadaan keuangan saat ini
• Gambaran laba atau rugi yang dialami
• Arah perkembangan usaha

 Neraca : laporan yg menggambarkan ttg kondisi keuangan/harta kekayaan apotek pada waktu tertentu
Tujuannya : u/ mengambarkan kondisi keuangan atau harta kekayaan (aktiva), hutang (pasiva) dan modal sendiri (equity) yg dimiliki apotek pada waktu tertentu

 Laporan rugi laba : laporan yg menggambarkan ttg aliran pendapatan dan biaya usaha yg dikeluarkan selama periode tertentu
Tujuannya : u/ menggambarkan ttg penjualan (sales), biaya variabel (variable cost), biaya tetap (fixed cost), dan laba (earning) yg diperoleh apotek dlm satu periode tertentu

 Aliran kas : laporan yg menggambarkan ttg kondisi aliran kas yg masuk dan aliran kas yg keluar pd peiode tertentu
Tujuannya : u/ menggambarkan ttg estimasi rencana jumlah peneriaan dan jumlah pengeluaran uang kas apotek selama periode tertentu

 Rasio likuiditas : indikator yg mengukur kemampua apotek dlm memenuhi kewajiban jangka pendeknya
Tujuan : u/ membandingkan harta yg dimiliki (aktiva lancer) dg beban hutang jangka pendek (pasiva lancer) yg harus dibayar apotek

 Rasio aktivitas : indikator yg mengukur kemampuan apotek dlm megelola seluruh asetnya yg terdapat pd aktiva lancar dan aktiva tetap dalam satu periode

 Rasio solvatibilitas : indikator yg mengukur keampuan apotek dlm memenuhi seluruh kewajiban jangka pendek dan jangka panjang dg total nilai asset yg dimiliki

 Suatu apotek diketahui omzet dalam neraca th 2006 adalah sebesar Rp 495.000.000 dg perincian penjualan atas resep Rp 346.500.000, dg indeks kalkulasi 1,3x dan penjualan bebas Rp 148.500.000 dg indeks kalkulasi 1,15x. biaya ttap apotek tsb adalah Rp 7.500.000/bulan modal apotek Rp 60.000.000
• Berapakah rata2 indeks harga jual resep dan obat bebas (OTC)
Indeks kalkulasi rata2


Indeks rata2

Jd indeks rata2 1,255
• Berapakah omzet penjualan apotek yg harus diperoleh untuk dapat mencapai titik impas (BEP)

• Hitung ROI (rentablitas) dari apotek tsb, berikan komentar


Laba bersih = laba kotor –biaya tetap
= 100584000-(7500000x12)
= 10584000

• Bagaimana gambaran apotek tsb, beri komentar dan saran saudara

 ROE (Return of equity) adalah indikator yg mengukur tingkat kemampuan apotek untuk menghasilkan laba bersih dari pemakaian modal pemilik
Tujuannya : untuk mengukur tingkat kemampuan apotek untuk menghasilkan laba bersih dari pemakaian modal pemilik.
Rasio ini merupakan ukuran profit dari sudut pandang pemilik modal


 QR adalah indikator yg mengukur perbandingan antara jumlah nilai aktiva lancar/tanpa persediaan dengan jumlah nilai pasiva lancar.


LAIN-LAIN
 Perputaran barang dagangan/Perputaran sediaan
Ialah arus barang dari barang yang diterima, disimpan, dan keluar atau terjual kepada pasien. Idealnya perputaran barang 12 kali dlm setahun shg barang disimpan di apotek selama 30 hr. Semakin cepat perputaran barang mk semakin baik

 Bila harga barang yg dijual selama 1 tahun Rp 21.000.000, rata-rata persediaan barang dagangan Rp 3.000.000. hitung angka perputaran barangnya, dan bagaimana pendapat saudara terhadap angka tersebut



Angka perputaran barangnya hanya 7x dalam setahun, hal ini menunjukkan perputaran barang kurang baik, karena barang tsb berada dipersediaan selama 52 hari

 Obat wajib apotek adalah golongan obat keras yg dpt diperoleh diapotek tanpa resep dokter langsung dr apoteker

 Kriteria DOWA
• Tidak dkontra indikasikan u/ wanita hamil, anak dibawah 2 th dan lansia
• Penggunaan sendiri dg obat dimaksud tdk memberikan resiko pd kelanjutan penyakit
• Penggunaan tdk memerlukan cara dan alat khusus yg hrs dilakukan tenaga kesehatan
• Penggunaannya diperlukn u/ penyakit yg prevalensinya tinggi diindonesia
• Obat tsb memiliki rasio khasiat & keamanan yg dpt dipertaggung jwbkan u/ pengobatan sendiri

 Kewajiban yg hrs dilakukan apoteker di apotek dlm melayani pasien yg mendapat OWA
• Memenuhi ketentuan & batasan untuk tiap jenis obat yg diserahkan kpd pasien
• Melakukan pencatatan
• Memberikan informasi yg tepat ttg obat yg diserahkan meliputi dosis, cara pakai, kontra indikasi, indikasi, efek samping dan informasi lain yg dibutuhkan pasien

 Manakah yg termasuk dowa
• Salbutamol 20 tablet dowa
• Amoksisillin 500 mg 10 tablet bukan
• Ponstan FCT 20 tablet dowa
• Nitrazepam 10 tablet bukan
• Codipront syr 1 fls bukan
• Mikonazol ceam 1 tube dowa
• Microgynon 1 strip dowa
• Papaverin 20 tablet dowa
• Mycostatin 1 tube dowa
• Primperan 20 tablet dowa
• Baralgin 20 tablet dowa

 Kelompok obat berdasarkan keamanan
a. Obat bebas
b. Obat bebas terbatas
 P1 : awas obat keras, baca aturan pakai
 P2: awas obat keras, hanya untuk kumur, jangan ditelan
 P3: awas obat keras, hanya untuk bagian luar badan
 P4: awas obat keras, hanya untuk dibakar
 P5: awas obat keras, tidak boleh ditelan
 P6: awas obat keras,obat wasir jangan ditelan
c. Owa
d. Obat keras
e. Narkotika dan psikotropika